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Basis-Setup für Prozesse, Buchhaltung & Datenstruktur

Prozesse · Ordnung im Alltag · Für Einsteiger:innen

Viele Onlinehändler:innen starten mit einer simplen Idee und ein paar Tools – und stehen nach einigen Monaten vor einem Datensalat: Belege hier, Bestellungen dort, Passwörter und Export-Dateien überall verteilt. Das ist normal, aber nicht angenehm.

Dieses Basis-Setup soll dir helfen, von Beginn an ausreichend Ordnung zu schaffen, ohne dich in komplizierten Systemen zu verlieren. Es geht nicht um perfekte Prozesshandbücher, sondern um praxistaugliche Mindeststandards.

1. Starte mit klaren Zuständigkeiten – auch wenn du allein bist

Selbst wenn du dein Business alleine führst, hilft es, gedanklich zwischen Bereichen zu unterscheiden, zum Beispiel:

Notiere dir einmal kurz, wo du welche Aufgaben erledigst (z. B. „Bestellungen mache ich im Shop-Backend, Belege landen in Ordner X“) und überprüfe später, ob das noch passt.

2. Einfache Struktur für Belege & Buchhaltung

Eine saubere Buchhaltung ist Pflicht – aber deine Systeme müssen am Anfang nicht perfekt sein. Wichtiger ist, dass du alles wiederfindest und deine Steuerberatung mit möglichst vollständigen Unterlagen arbeiten kann.

Viele Tools (z. B. Banking, Zahlungsanbieter, Marktplätze) bieten Exporte. Plane dir regelmäßig Zeit ein, diese strukturiert abzulegen – am besten monatlich.

3. Bestell- und Retourenablauf skizzieren

Egal ob du selbst versendest oder mit Fulfillment arbeitest: Ein klarer Ablauf spart Zeit und Nerven. Skizziere dir z. B.:

Es reicht oft, wenn dieser Ablauf erst einmal als einfache Liste oder kleine Skizze existiert. Wichtig ist, dass du ihn bewusst durchdachst und später anpassen kannst.

4. Datenstruktur für Produkte, Kunden & Zahlen

Je früher du dir Gedanken über deine Daten machst, desto weniger Chaos hast du später. Typische Datenbereiche im E-Commerce sind:

Für den Start kann es reichen, diese Daten in einem Hauptsystem zu pflegen (z. B. Shop-System) und nur gezielt Exporte zu nutzen. Vermeide es, dieselben Informationen manuell in vielen Tools doppelt zu pflegen.

5. Regelmäßige „Bürozeiten“ einplanen

Prozesse funktionieren nicht, wenn sie nur in der Theorie existieren. Plane dir feste Zeitfenster, z. B.:

Lieber kleinere, regelmäßige Schritte als einmal im Jahr der große Stress vor der Steuer.

6. Tools bewusst auswählen (und nicht zu früh automatisieren)

Der Markt für E-Commerce-Tools ist riesig. Für den Start ist es oft sinnvoll, mit wenigen, gut verstandenen Systemen zu arbeiten, z. B.:

Automatisierung (z. B. Schnittstellen, Workflows) lohnt sich meist erst, wenn du genau weißt, was du automatisieren willst und wo heute wirklich Zeit verloren geht.

7. Wann externe Unterstützung sinnvoll ist

Spätestens wenn du merkst, dass du regelmäßig nicht hinterherkommst oder dir bestimmte Bereiche dauerhaft Bauchschmerzen bereiten, kann Unterstützung sinnvoll sein – z. B. durch:

Wichtig ist, dass du die Verantwortung nicht komplett abgibst, sondern verstehst, was für dich erledigt wird. Du bleibst Unternehmer:in.

In der VisionEcom Community sprechen wir offen darüber, welche Setups sich für kleine Teams bewährt haben, welche Tools hilfreich waren und wo sich Menschen vielleicht auch verzettelt haben. Du bist eingeladen, deine Fragen und eigenen Erfahrungen einzubringen.